Met ons klokkenluidersysteem wordt het mogelijk om vergrijpen en misstanden te melden. Oplettende medewerkers helpen ons onze risico's binnen het bedrijf te minimaliseren.
Informanten kunnen informatie digitaal (anoniem, direct en schriftelijk via het klokkenluidersysteem), telefonisch (anoniem, via de telefonische interface) en persoonlijk (voor de toepasselijke compliance officer) ter beschikking stellen. Daarbij is het mogelijk om de melding zowel anoniem als met inbegrip van contactgegevens te maken.
Nee. Om een melding te kunnen maken is het niet nodig om vooraf te registreren. Het klokkenluidersysteem maakt het mogelijk om na het registreren van de melding direct in contact te komen met het compliancy-team.
BELANGRIJK: na het registreren van de melding, genereert het systeem een individuele incidentcode en stelt deze als link en als QR-code beschikbaar. De incidentcode werkt als sleutel voor de melding van de informant en maakt het mogelijk om verdere en aanvullende communicatie te delen (middels een chat-functie).
BEWAAR UW INCIDENTCODE GOED!
Het systeem is niet bedoeld om gebruikt te worden om algemene vragen te stellen en/of persoonlijke klachten (bijv. over de kwaliteit van het eten in de kantine, enz.) te delen. Hiervoor kan er direct met de leidinggevende en/of het compliancy-team geschakeld worden.
Klokkenluiders worden door middel van de EU-richtlijn omtrent bescherming van personen, die vergrijpen jegens het Europese recht melden (de richtlijn 'Whistleblowing'), beschermd voor represailles die zij op grond van hun melding in de het bedrijf zouden kunnen ervaren.
Belangrijk: de bescherming is alleen geldig bij gerechtvaardigde meldingen. Het bewust vals melden en/of zwartmaken van collega's is altijd een vergrijp jegens compliancy en kan eventueel juridische gevolgen hebben.
De verwerking van persoonsgegevens wordt alleen binnen de juridische kaders gedaan. Met betrekking tot die verwerking van persoonsgegevens verwijzen wij naar de bestaande informatie omtrent bescherming van persoonsgegevens (6. Whistleblower System). Wanneer de melding wordt afgesloten, worden alle betreffende gegevens gearchiveerd voor de duur, die door de organisatie is vastgelegd. Het klokkenluidersysteem zorgt ervoor dat betreffende gegevens na het verstrijken van deze termijn worden vernietigd.
Iedere melding wordt beoordeeld. Betreft het een melding die relevant is voor compliancy, dan wordt er een toepasselijk onderzoek ('Investigation') opgestart.
